Die Digitalisierung von Unterweisungen ermöglicht eine rechts- und revisionssichere Dokumentation, überbrückt Leerlaufzeiten und fördert eigenverantwortliches Arbeiten sowie die Individualisierung des Arbeitsalltags. MitarbeiterInnen profitieren von einer höheren Qualifikation, einer besseren Kontrolle und Nachvollziehbarkeit sowie einem klaren Überblick über Qualitätsmaßnahmen.

Darüber hinaus schafft die Digitalisierung zusätzliche Weiterbildungsmöglichkeiten, unterstützt den Nachhaltigkeitsanspruch und generiert transparente digitale Nachweise für interne und externe Zwecke, die die erreichten Zertifikate der Mitarbeitenden dokumentieren.

Anwendungsvoraussetzungen

• Digitale User ID für alle zu unterweisenden MitarbeiterInnen.
• Verfügbarkeit eines Internetzugangs für die Betroffenen.
• Verfügbarkeit digitaler Endgeräte wie PC oder Mobiltelefone.

Wesentliche Schritte

Konzeptphase

• Festlegung von Verantwortlichkeiten, z. B. PersonalreferentIn oder Trainer aus der eigenen Akademie.
• Bedarfsermittlung sowohl in den Fachabteilungen als auch in den Bereichen Arbeitssicherheit, Qualität, Personal etc.
• Erstellung von Qualifizierungsprofilen je Stellentyp, z. B. MechatronikerIn, ServicetechnikerIn, IT-AdministratorIn, etc.
• Klärung von Terminen und Budget mit der Geschäftsführung.
• Erstellen eines Anforderungskatalogs an die Softwarelösung (z. B. Betriebssystem, Schnittstellenverfügbarkeit, Lizenzkosten je User, etc.) in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und der IT-Abteilung.
• Prüfung der Verfügbarkeit von Softwarelösungen/Apps am Markt und Erhebung der Ausprägungen der Kriterien des Anforderungskatalogs je verfügbarer Lösung.
• Auswahl einer Lösung, anschließend Installation einer (kostenfreien) Testversion und Usertests mit den betroffenen Bereichen.
• Auswertung der Tests und Feedbackrunden, finale Bestätigung der Entscheidung oder Test von Alternativlösungen.
• Konzepterstellung zu Hard- und Software, Nutzungskonzept, Terminplan und Wirtschaftlichkeitsrechnung als Entscheidungsvorlage.
• Entscheidung durch das Topmanagement bzw. zuständige Instanzen im Teilbereich des Unternehmens.
• Erstellung eines Kommunikationskonzepts einschließlich Feedbackkanal und Prozess zum Umgang mit Beschwerden.

Umsetzungsphase

• Anlage der MitarbeiterInnen und Anlage der Qualifizierungsmaßnahmen im digitalen Unterweisungssystem.
• Zuordnung der MitarbeiterInnen zu stellenbezogenen Qualifizierungsprofilen.
• Rollout der Software/App auf den Geräten der MitarbeiterInnen und Schulung der MitarbeiterInnen.
• Umsetzung des Kommunikationskonzepts einschließlich Feedbackkanälen.
• Kontinuierliche Weiterentwicklung des Nutzungskonzepts auf Basis des Feedbacks der NutzerInnen.
• Aktualisierung der Schulungsunterlagen in Abhängigkeit von den Anforderungen und des Feedbacks zur Nutzung.
• Kontinuierliche Schulungsangebote zum Nutzungskonzept.
• Regelmäßige Erinnerung an Unterweisungen durch Arbeitsschutz, Führungskräfte, Geschäftsführung, etc.
• Informationsfluss aufrechterhalten hinsichtlich Änderungen und Weiterentwicklungen der Software.
  

Kennzahlen zur Erfolgsmessung

• Tracking der Durchführungsquoten insgesamt (keine Einzelplatzauswertung).
• Anzahl erfolgreich erledigter Unterweisungen im Durchführungszeitraum.
• Screening der Nutzungsdauer der Software.
• Subjektives Empfinden der Effizienz durch Mitarbeitende.

Begünstigende Faktoren

• Hohe Affinität der MitarbeiterInnen zu digitalen Endgeräten.
• Digitale Lösung wird von bewährtem Anbieter analoger Schulungen angeboten.
• Positive Erfahrungen mit anderen Lösungen des gleichen Softwareanbieters in der Systemlandschaft des Unternehmens.

Mögliche Herausforderungen

• Individuelle Schwierigkeiten/Berührungsängste der MitarbeiterInnen mit digitalen Endgeräten.
• Fehlende Einsicht in die Notwendigkeit der Unterweisung bzw. der Qualifizierungsmaßnahme.
• Vernachlässigung des Tagesgeschäfts durch hohe Zahl erforderlicher Qualifizierungen und Unterweisungen.
• Überschätzung der Mitarbeitenden, selbstständig der Unterweisungspflicht nachzukommen und proaktiv tätig zu werden.