Eine reibungslose Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit externen Partnern ist in einer schnelllebigen und zunehmend digitalen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung. Eine auf das Unternehmen abgestimmte Kommunikationssoftware ist der Schlüssel zu einer effizienten Zusammenarbeit und bietet die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Welche Zielsetzungen verfolgen Unternehmen mit Einführung einer Kommunikationssoftware?

• Verbesserte Zusammenarbeit: Kommunikationssoftware ermöglicht es Teams, nahtlos zusammenzuarbeiten, unabhängig von ihrer physischen Lage. Das fördert die Effizienz und Produktivität, insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder Remote-MitarbeiterInnen.
• Zeitersparnis: Durch die Zentralisierung der Kommunikation und die Bereitstellung von Funktionen wie Instant Messaging, Video-Konferenzen und Dateifreigabe können MitarbeiterInnen Zeit sparen und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
• Kosteneinsparung: Die Reduzierung von Reisekosten, Telefongebühren und Papierverbrauch kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
• Verbesserte Kundenzufriedenheit: Eine effiziente interne Kommunikation ermöglicht es Unternehmen, schneller auf Kundenanfragen zu reagieren und einen besseren Kundenservice zu bieten.

Verschiedene Arten von Kommunikationssoftware:

• Instant Messaging und Chat-Tools: Diese Tools ermöglichen eine schnelle und direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, z. B. Microsoft Teams, Slack, Google Chat, etc.
• Videokonferenz-Software: Lösungen wie Zoom, Microsoft Teams, Google Meet oder WebEx erlauben Besprechungen und Meetings unabhängig vom Standort. Für KMU mit Remote-MitarbeiterInnen oder mehreren Standorten sind sie unverzichtbar für eine effiziente Kommunikation.
• Kollaborations-Plattformen: All-in-One-Lösungen wie Microsoft 365, Google Workspace oder Zoho Workplace kombinieren Messaging, Videokonferenzen, Dateifreigabe und Produktivitäts-Apps. Sie bündeln verschiedene Kommunikationskanäle in einer Plattform.
• Intranet-Software: Social Intranets wie Staffbase, Sharepoint oder Confluence dienen als zentrale Kommunikations- und Informationsplattform im Unternehmen. Für größere KMU sind sie hilfreich, um die interne Kommunikation zu verbessern und Wissen zu teilen.
• Cloud-basierte Kommunikationslösungen: Software-as-a-Service (SaaS) Modelle wie RingCentral, 8x8 oder Dialpad bieten Telefonie, Messaging und Videokonferenzen über die Cloud an. Für KMU sind sie kostengünstig und flexibel skalierbar.

Die Wahl einer Software hängt von den spezifischen Anforderungen, der Unternehmensgröße und dem Budget ab. Viele KMU setzen auf eine Kombination verschiedener cloudbasierter Kommunikationslösungen für mehr Effizienz und Produktivität.

Anwendungsvoraussetzungen

• Lizenz für jeweilige Software.
• Bereitschaft der aktiven Nutzung der Mitarbeitenden.
• Internetzugang und internetfähige Endgeräte.
• IT Support sicherstellen.

Wesentliche Schritte

• Bewertung der Anforderungen: Analyse spezifischer Kommunikationsanforderungen des jeweiligen Unternehmens, wie z. B. die Anzahl der Mitarbeitenden, die Standorte und die bevorzugten Kommunikationskanäle.
• Auswahl der richtigen Software: Recherche zu verschiedenen Kommunikationssoftware-Lösungen und Vergleich der Angebote in Bezug auf Anforderungen und Preis.
• Implementierung und Schulung: Einführung der Software und Schulung der Mitarbeitenden in der Nutzung der verschiedenen Funktionen.
• Richtlinien und Prozesse: Erstellung klarer Richtlinien und Prozesse für die Nutzung der Kommunikationssoftware (auch Verhaltensregeln und Netiquette festlegen), um eine konsistente und effiziente Verwendung zu gewährleisten. Ggf. Handbuch für Onboarding neuer Mitarbeitenden.
• Kontinuierliche Bewertung und Anpassung: Beobachtung und Feedback zur Nutzung der Software, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Anforderungen entspricht.

Kennzahlen zur Erfolgsmessung

• Engagement-Rate: Anzahl der aktiven BenutzerInnen, die regelmäßig Beiträge verfassen, kommentieren oder auf Beiträge reagieren. Eine hohe Engagement-Rate zeigt, dass Mitarbeitende die Plattform aktiv nutzen und sich beteiligen.
• Beitragsfrequenz: Häufigkeit der Beitragserstellung. Eine regelmäßige Aktualisierung ist ein Zeichen für eine lebendige Community.
• Kommentare und Reaktionen: Anzahl der Kommentare und Reaktionen auf Beiträge. Dies zeigt, wie gut die Beiträge von anderen Mitarbeitenden aufgenommen werden.
• Gruppenaktivität: Anzahl der erstellten Gruppen und die Aktivität in diesen Gruppen. Gruppen sind ein wichtiger Teil, da sie spezifische Themen oder Projekte abdecken.
• Messung der Wissensverteilung: Anzahl der gestellten und beantworteten Fragen und Anzahl der über die Software geteilten Lösungen.

Mögliche Herausforderungen

• Mangelndes Verständnis unter den Mitarbeitenden für die Software.
• Notwendigkeit des Aufbaus von Motivation bei den Mitarbeitenden, damit Software genutzt wird.
• Notwendigkeit einer Moderation von Beiträgen und Kommentaren zur Sicherstellung der Netiquette.