Kommunikation als Schlüssel: Das soziale Intranet der LINDIG Fördertechnik GmbH

Was bewegte LINDIG dazu, eine Kommunikationssoftware zu implementieren?

Mit dem Wachstum unseres Unternehmens sind wir an einen Punkt gelangt, an dem die Informationsweitergabe an alle Mitarbeitenden nicht mehr reibungslos funktionierte. Gerade wenn es darum ging, Informationen über verschiedene Standorte hinweg zu streuen, entstanden oft Verzögerungen und Lücken. Das führte dazu, dass wichtige Informationen nicht immer rechtzeitig bei allen Kolleginnen und Kollegen ankamen. Der klassische Weg über E-Mails wurde zunehmend ineffizient. Wenn man beispielsweise eine E-Mail an alle Standort- und Niederlassungsleiter schickte, die diese dann an ihre Teams weiterleiten sollten, gab es oft Engpässe in der Informationskette. Um diese zu vermeiden und die Informationsverteilung zu verbessern, war die Implementierung einer Kommunikationssoftware der logische nächste Schritt.

Welche Anforderungen haben Sie an die neue Kommunikationssoftware gestellt?

Eine der wichtigsten Anforderungen war die einfache Zugänglichkeit für alle Mitarbeitenden. Wir haben viele Arbeitsbereiche, in denen die Mitarbeitenden nicht ständig am Rechner arbeiten, zum Beispiel unsere Servicetechniker oder das Werkstattkollegen. Daher musste die Software auf mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones problemlos funktionieren. Gleichzeitig sollten die Benutzeroberfläche intuitiv und die Einstiegshürden so gering wie möglich sein, damit sich niemand vor der Nutzung scheut. Wichtig war auch, dass die neue Software sich nahtlos in unsere bestehende IT-Landschaft einfügt und möglichst wenig zusätzliche Schulungen benötigt werden. Für die Mitarbeitenden, die täglich am Rechner arbeiten, wurde die Software einfach installiert und war somit sofort einsatzbereit. Schwieriger war es bei den Kolleginnen und Kollegen, die keinen festen Arbeitsplatz am Rechner haben. Wir haben erstmal überprüft, ob digitale Endgeräte vorhanden sind und dafür gesorgt, dass der Zugang zu diesen da ist. Also haben wir zum Beispiel in den Werkstätten spezielle Arbeitsstationen eingerichtet, an denen sich die Mitarbeitenden während ihrer Arbeitszeit einloggen und die relevanten Informationen abrufen können.

Was war die größte Herausforderung während der Implementierung der Software in den Arbeitsalltag?

Eine große Herausforderung war die Informationsflut, die nach der Einführung auf die Mitarbeitenden zukam. Wenn jeder Zugang zu allen Informationen hat, kann das schnell überfordern. Daher haben wir im Nachgang daran gearbeitet, die Inhalte gezielt zu strukturieren und Gruppen für spezifische Themen zu erstellen. So können wir sicherstellen, dass beispielsweise Servicetechniker nur die für sie relevanten Informationen erhalten und nicht mit Nachrichten überschüttet werden, die sie nicht betreffen. Denn wenn so viele Informationen auf Menschen einprasseln, verlieren sie auch schnell die Lust, die Nachrichten auch tatsächlich zu lesen.

Wie konnte das Unternehmen die Mitarbeitenden in ihrer Nutzung der Software unterstützen?

Motivation ist immer ein Schlüsselthema bei der Einführung neuer Tools. Einige Kolleginnen und Kollegen sind von Natur aus neugierig und wollen gut informiert sein – für sie war die Umstellung einfach und sie haben die Software von Anfang an genutzt. Andere wurden durch den Austausch mit ihren Kollegen motiviert. In manchen Fällen entstand ein regelrechter „Sog-Effekt“, bei dem die Neugier der einen die anderen mitgerissen hat. Natürlich gibt es auch Mitarbeitende, die die Software weniger regelmäßig nutzen, weil sie den Mehrwert für sich nicht sofort erkennen. Hier haben wir immer wieder darauf hingewiesen, welche Vorteile die Nutzung bringt. Dieser Prozess lief jedoch nicht nur „von oben“, also von der Führungsebene, sondern wurde auch stark von den Kolleginnen und Kollegen selbst getragen. In einigen Teams hat sich zudem die Praxis etabliert, dass ein Mitglied des Teams regelmäßig in die Software schaut und dann die wichtigsten Informationen an die Gruppe weitergibt. Das hat geholfen, die Nutzung breiter zu verankern.

Wo liegen die Grenzen einer internen Kommunikationssoftware?

Eine große Einschränkung liegt darin, dass eine solche Software keine echte Interaktion im Sinne eines Dialogs oder Austauschs ermöglicht. Bei der von uns genutzten Software handelt es sich in erster Linie um eine Plattform für Push-Kommunikation. Das bedeutet, Informationen werden verbreitet, aber die direkte Kommunikation – wie man sie aus Chatfunktionen kennt – findet nicht statt. Es gibt also wenig Möglichkeiten für Rückfragen oder Diskussionen in Echtzeit. Zudem ist es eine Herausforderung, die Informationen so zu filtern, dass jede Gruppe nur das erhält, was für sie relevant ist, ohne dass wichtige Inhalte untergehen.

Werden neben dem sozialen Intranet noch weitere Kommunikationstools genutzt?

Ja, wir nutzen mehrere Kommunikationskanäle parallel. So verwenden wir zum Beispiel Microsoft Teams für den direkten Austausch und die Zusammenarbeit in kleineren Gruppen. Der Messenger allein reicht jedoch nicht aus, um die breite Informationsverteilung zu organisieren. Dafür ist unsere Kommunikationssoftware viel besser geeignet. Während Teams vor allem für Meetings und schnelle Abstimmungen genutzt wird, dient unsere Software dazu, wichtige Unternehmensinformationen an eine große Anzahl von Mitarbeitenden zu verteilen. Es gibt also klare Unterschiede in den Einsatzbereichen.

Welchen Mehrwert konnte LINDIG durch die Einführung der Kommunikationssoftware erzielen?

Der größte Mehrwert liegt sicherlich in der verbesserten Informationsverteilung im gesamten Unternehmen. Vorher war es deutlich schwieriger, alle Mitarbeitenden zeitnah und umfassend zu informieren. Mit der Software können wir jetzt sicherstellen, dass Informationen zuverlässig und schnell verteilt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mitarbeitenden auf Nachrichten reagieren können, zum Beispiel durch das Setzen eines „Gefällt mir“-Zeichens oder eines Smileys. So erhalten wir eine Art Rückmeldung, die zeigt, dass die Informationen gelesen und wahrgenommen wurden. Darüber hinaus können wir Bilder und Verknüpfungen einbinden, was es uns ermöglicht, Inhalte visuell ansprechender zu gestalten und so die Aufmerksamkeit zu erhöhen und natürlich auch das Interesse zu steigern.

Welche formalen Richtlinien oder Prinzipien regeln, wer innerhalb der Organisation Inhalte auf der Kommunikationsplattform veröffentlichen oder teilen darf?

Es gibt keine schriftlich festgelegten Regeln, aber es gibt bestimmte Standards, die sich intuitiv aus der Nutzung ergeben. Dazu gehört zum Beispiel, dass niemand angegriffen oder respektlos behandelt wird und dass die Kommunikation freundlich und konstruktiv bleibt. Auch die Rechtschreibung und der Tonfall spielen eine Rolle. Insgesamt gelten hier die gleichen Prinzipien, die auch bei anderen Kommunikationsformen üblich sind. Außerdem sind alle Mitarbeitenden angehalten, die Möglichkeiten der Software zu nutzen. Alle Bereiche und Personen, die wichtige Informationen für das gesamte Unternehmen haben, können diese in den großen Kanälen teilen. Ein Beispiel wäre die Personalabteilung, die in ihrer eigenen Gruppe postet, aber wenn die Informationen für das ganze Unternehmen relevant sind, diese auch in die unternehmensweiten Kanäle weiterleitet. So stellen wir sicher, dass alle wichtigen Themen sowohl in den spezialisierten Gruppen als auch im großen Ganzen sichtbar bleiben.

Gibt es Situationen, in denen die klassische E-Mail zum Einsatz kommt?

E-Mails sind immer dann das Mittel der Wahl, wenn es darum geht, Informationen schnell wiederzufinden oder nachzuverfolgen. Gerade bei Abstimmungen und Aufgabenverteilungen hat sich das E-Mail-System bewährt. Im Vergleich zur Kommunikationssoftware ermöglicht es eine gezieltere Kommunikation mit individuell ausgewählten Adressaten. Außerdem können wir Verteiler einrichten und nutzen, was in der Kommunikationssoftware so nicht möglich ist. Die Kommunikationssoftware ist eher darauf ausgelegt, große Gruppen zu informieren, während E-Mails für detaillierte, individuellere Kommunikation verwendet werden.

Welche Kommunikationssoftware wird bei LINDIG konkret genutzt und was sind ihre Hauptfunktionen?

Wir nutzen Viva Engage, eine Software, die in Microsoft Office 365 integriert ist. Sie ermöglicht es uns, Nachrichten im Push-Format zu versenden, auf die die Mitarbeitenden mit Reaktionen wie Smileys oder Handzeichen antworten können. Zudem können Bilder und Verknüpfungen eingebunden und Gruppen für spezifische Themen angelegt werden. Ein weiteres Feature ist die Personalisierung der Startseite, auf der man zum Beispiel anstehende Events oder wichtige Unternehmensnachrichten angezeigt bekommt. Die Software bietet zudem die Möglichkeit, einzelnen Personen oder Gruppen zu folgen und verschiedene Benachrichtigungseinstellungen vorzunehmen. Diese Funktionen ermöglichen eine breite und zielgerichtete Unternehmenskommunikation.