Die MitarbeiterInnen zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Informationen zu versorgen ist eine Herausforderung, die von vielen UnternehmerInnen unterschätzt wird. Häufige Ausreden reichen von „die müssen ja nicht alles wissen“ bis zu „die wissen auch sonst immer alles, bevor ich es ihnen sage“. Bei einem gelebten Kommunikationskonzept verbringen die MitarbeiterInnen ihre Zeit weder mit Spekulationen noch mit der Suche nach den Informationen, die sie zur Erledigung der ihnen übertragenen Aufgaben benötigen.

Besser informieren als per Flurfunk – wie geht das?

Neben weichen Faktoren wie der Wertschätzung und der Einbindung der MitarbeiterInnen kann durch ein häufig auch IT-gestütztes Kommunikationskonzept dem Unternehmen wertvolle Arbeitszeit der MitarbeiterInnen einsparen.

Ziele:

• Optimierung der Kommunikationsprozesse zur Steigerung von Effizienz und Effektivität.
• Effektive Steuerung der Kommunikation und Einbindung aller beteiligten Akteure.
• Entwicklung eines Kommunikations-Managementsystems, das auf die Spezifikationen von KMU ausgerichtet ist.
• Möglichkeit der zielorientierten Ausrichtung, Planung, Steuerung und Evaluation mit Integration aller am Wertschöpfungsprozess beteiligten Akteure.
• Minimierung der Zugangshindernisse durch niedrige Kosten, geringen Pflegeaufwand und einfache Funktionalität.
• Erhöhtes Commitment und stärkeres Engagement der MitarbeiterInnen.

Wesentliche Schritte

Die Erstellung eines Kommunikationskonzeptes erfolgt in fünf Arbeitsschritten:

1. Erfassung der Zielgruppen und deren Aufgaben/Verantwortlichkeiten im Unternehmen.
2. Zielgruppenanalyse, d.h. Analyse der Frage, welche Zielgruppe über welchen Informationsstand verfügt bzw. für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigt (z.B. Differenzierung nach Position, Standort, Betriebszugehörigkeit (z.B. Einbindung von FreelancerInnen)).
3. Erfassung bisheriger und Identifizierung möglicher Kommunikationskanäle.
4. Matrix Kommunikationskanal je Zielgruppe zur Darstellung, welche Kanäle für welche Zielgruppe genutzt werden können.
5. Festlegung eines Konzeptes pro Zielgruppe, d.h. Erarbeitung einer Übersicht aus der hervorgeht, welche Zielgruppe zu welchem Zeitpunkt über welche Inhalte (aufgabenbezogene Kommunikation, soziale Kommunikation) und über welchen Kommunikationskanal Informationen erhält. Unterstützend können folgende Fragen gestellt werden: - Erreichbarkeit und Abdeckung: In welchem Umfang erreicht das Medium die identifizierte Zielgruppe? - Übereinstimmung von Medium und Thema: In welchem Umfang ermöglicht das Medium den Transport des Themas und dessen zieladäquater Darstellung? - Interaktion: Inwiefern erfordert und ermöglicht das Medium Dialog und Interaktion?

Kennzahlen zur Erfolgsmessung

• Gesamtkosten der Kommunikationsmaßnahmen.
• Mitarbeiter- und Kundenumfragen zur Zufriedenheit mit der Kommunikation.
• Feedback aus internen und externen Quellen (z.B. Beschwerden, Lob, Anregungen).
• Analyse der internen Kommunikationseffizienz durch Mitarbeiterbefragungen.
• Bewertung der Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs zwischen Abteilungen.
  
• Zeitaufwand für die Planung, Umsetzung und Auswertung von Kommunikationsmaßnahmen.
• Einhaltung von Fristen und Projektplänen.
  

Mögliche Herausforderungen

• Mangelnde Akzeptanz bei den NutzerInnen.
• Schwierigkeiten bei der technischen Konfiguration.
• Uneinigkeit bezüglich der zu erreichenden Ziele und deren strategische Umsetzung in der Kommunikationsarbeit.