Im Produktionsbereich basieren viele Vorgänge auf implizitem Wissen, das neue MitarbeiterInnen nicht aus ihrer bisherigen Berufserfahrung oder aus Schulungsunterlagen erwerben können. Durch einen Onboarding Prozess und die Einbindung von erfahrenen KollegInnen als PatIn kann implizites Wissen neuen MitarbeiterInnen schnell zugänglich gemacht werden.

Neue Besen kehren gut – aber erst nach erfolgreicher Einarbeitung.

Angesichts einer wachsenden Anzahl fachfremder MitarbeiterInnen in der Produktion wird die Notwendigkeit eines solchen Prozesses immer deutlicher und unterstreicht die Bedeutung des Wissensmanagements in diesem Kontext.

Im gesteuerten Onboarding Prozess wird bei der Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen traditionelles Anlernen („Konditionierung“ nach behavioristischen Lerntheorien) durch sozial-kognitives Lernen (Lernen vom Vorbild) ergänzt und ersetzt. Durch Lernen vom Vorbild können auch möglicherweise vorhandene Sprachbarrieren leichter überwunden werden.

Anwendungsvoraussetzungen

• Der/Die PatIn sollte explizit Zeit für das Betreuen der einzuarbeitenden MitarbeiterIn neben dem Tagesgeschäft eingeräumt werden.
• Der/Die PatIn sollte ein gewisses Maß an Sozial- und Fachkompetenz aufweisen, die zeitliche und mentale Kapazität für die Übernahme einer Patenschaft aufwenden können und dementsprechend motiviert sein.
• Für jeden Bereich und jede Schicht sollten unterschiedliche Paten eingesetzt werden.

Wesentliche Schritte

Vorbereitung Onboarding Prozess

• Festlegung von Verantwortlichkeiten, idealerweise sowohl in der Personalabteilung (Prozessverantwortung Onboarding Prozess) als auch auf der Meisterebene (Personalverantwortung für einzuarbeitende Mitarbeitende).
• Auswahl geeigneter PatInnen in den Schichten.
• Information und Schulung der als PatInnen vorgesehenen Personen.

Pre-Boarding Phase

• Wertschätzende Kommunikation und emotionale Bindung bereits in der Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag.
• Gezielte und aktive Kommunikation auch in dieser kritischen Phase, z. B. durch Zusenden der Mitarbeiterzeitschrift.
• Erarbeitung eines Einarbeitungsplans (detailliert, mit konkreten Ablaufschritten).
• GeeigneteN PatIn je Schicht auswählen (AnsprechpartnerIn und Verantwortung für neuen Mitarbeitenden).

Ablauf Onboarding und Anlernprozess

1. Begrüßung der MitarbeiterIn durch personalverantwortliche MeisterIn und erste PatIn, Arbeitsschutzbelehrung, Vorstellung weiterer relevanter Personen (z. B. TeamführerIn).
2. Besprechung des Einarbeitungsplans mit der neuen MitarbeiterIn, Erläuterung des Ablaufs und der beteiligten Personen.
3. Erste zwei Wochen: Personaleinsatz nur in der Frühschicht ohne unmittelbare Betreuung durch den/die PatIn. Ziel: Verstehen und Einüben der Produktionsabläufe (behavioristisches Lernen durch Üben). AnsprechpartnerInnen sind in dieser Phase der/die TeamführerIn oder VorarbeiterIn in der Frühschicht.
4. Nach zwei Wochen: Personaleinsatz der neuen MitarbeiterIn basierend auf dem Personalbedarf in den Schichten. Der/die jeweilige PatIn dieser Schicht übernimmt dementsprechend die Patenschaft für die neue Person. Der/die PatIn wird der neuen MitarbeiterIn an die Seite gestellt. Der/die PatIn erhält den Einarbeitungsplan und ist verantwortlich für dessen Umsetzung.
5. Nach ca. einem Monat wir ein erstes Einschätzungsgespräch zwischen PatIn und MitarbeiterIn geführt. Dieses wird dokumentiert (siehe Im Anhang Protokoll).
6. Nach ca. einem weiteren Monat wird erneute Einschätzung eingefordert.
7. Der/die MeisterIn, PatIn und MitarbeiterIn entscheiden gemeinsam über weitere Anlernprozesse (anhand der Liste des Protokolls und den Bereichen, in denen noch Schulungs-/Erklärungsbedarf herrscht).

Nachbereitung

Nach der Einarbeitungszeit von ca. 6 Monaten erfolgt ein Abschlussgespräch im Rahmen des Protokolls.

Kennzahlen zur Erfolgsmessung

• Produktivitätskennzahlen der neuen MitarbeiterIn, z. B. Maschinenstillstandszeit, FPY, etc.
• Krankentage der neuen MitarbeiterIn.
• Anzahl Arbeitsunfälle in der Schicht, in der die neue MitarbeiterIn eingesetzt wurde.

Begünstigende Faktoren

• Hoher Qualitätsanspruch im betroffenen Produktionsbereich.
• Hohe Gruppenkohäsion im Team in den Schichten.
• Eindeutige Merkmale, an denen die neue MitarbeiterIn erkennen kann, ob sie die Aufgabe erfolgreich bewältigt hat (Motivation durch erkennbaren Erfolg).
• Feedbackkultur im Team/ in der Schicht.

Mögliche Herausforderungen

• Konflikte zwischen neuer MitarbeiterIn und PatIn.
• Vertretungsregelungen bei Abwesenheit der PatIn.
• Fehlende Motivation oder Sozial- und Fachkompetenzen auf Seiten der PatIn, die neue MitarbeiterIn anzuleiten.
• Krankheitsbedingte Verzögerungen im Onboarding Prozess.
• Mangelndes Qualitätsbewusstsein der Mitarbeitenden.
• Mehraufwand für die PatInnen (Erklärungen, Gespräche).