Anders als in der durch Maschinenzeiten und Normen getakteten Produktion können MitarbeiterInnen in indirekten, nicht direkt produktionsbezogenen Bereichen unter dem Eindruck leiden, den ganzen Tag beschäftigt gewesen zu sein, aber nichts geschafft zu haben. Häufig liegt die Ursache darin, dass die Arbeitszeit anders genutzt wurde, als sie ursprünglich geplant war – wenn die Arbeitszeit denn geplant war. Im Gegensatz zu den direkten Leistungsbereichen, die in der Regel mit Stundensätzen kalkuliert werden, werden die Leistungen im indirekten Bereich über Zuschläge mit den Kostenträgern verrechnet. Den Ausführenden fehlt daher oftmals die unmittelbare Rückmeldung über den effektiven und effizienten Einsatz ihrer Arbeitszeit. Lösungen wie z.B. ein Ticketsystem steigern zwar die Effizienz, geben den Mitarbeitenden jedoch den Rahmen vor. Im Projekt InnoFARM wurden als Alternative erfolgreich Methoden getestet, die auf die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden setzen. Auch in indirekten Bereichen können Mitarbeitende analog zur Produktionsplanung ihre Arbeitszeit wochen-, tage- und stundenweise planen und Zeitfenster für Meetings und Besprechungen, Kundenkontakte oder ungestörte Arbeitszeit am Schreibtisch festlegen. Dabei kann auf eine Vielzahl von Zeitmanagementtechniken zurückgegriffen werden. Schulungen in diesen Techniken versetzen die MitarbeiterInnen in die Lage, ihre Arbeitsaufgaben hinsichtlich des Zeitbedarfs eigenverantwortlich zu strukturieren und zu planen. Mit der Zeit lernen sie, den Zeitbedarf für einzelne Aufgaben besser einzuschätzen und unnötige Wartezeiten oder Unterbrechungen zu vermeiden. Das Zeitmanagement auf individueller Ebene sollte durch unternehmensweite Maßnahmen wie standardisierte Meetingformate, feste Besprechungszeiten und feste Zeiten für ungestörtes Arbeiten ergänzt werden. Insbesondere in Kombination mit flexiblen Arbeitszeitmodellen wie der 4-Tage-Woche können vordefinierte Zeitblöcke das individuelle Zeitmanagement der Mitarbeitenden zusätzlich erleichtern. Ziele:
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Anwendungsvoraussetzungen
- Von den MitarbeiterInnen selbst planbare Aufgaben und Zeiten.
Wesentliche Schritte
Vorbereitungsphase
- Mitarbeiter werden auf verschiedene Zeitmanagementmethoden im Rahmen von Workshops geschult Vorbereitungsphase
- Identifikation der Unternehmensbereiche und MitarbeiterInnen, bei denen Defizite im Zeitmanagement vorliegen.
- Erfassung der typischerweise zu erledigenden Aufgaben, entweder über vorhandene Stellenbeschreibungen, Prozessbeschreibungen, QM-Dokumente etc. oder durch Befragung, Beobachtung und Selbstaufschriebe.
- Identifikation von „Zeitdieben“, unproduktiven Zeitfenstern und deren Ursachen.
- Festlegung von Zielen des Zeitmanagements und auch von Zeitfenstern für neuartige Aufgaben (z. B. 15 %-Regel für eigene Ideen).
- Definition einer Vorgehensweise, wie sich im Tagesgeschäft ergebende neue Prioritäten in der Zeitplanung umgesetzt werden (Prozess der Planänderung).
- Identifikation der im jeweiligen Bereich/Team vorliegenden Zeit-Typen unter den MitarbeiterInnen mit Hilfe von Testverfahren.
- Recherche zu geeigneten Zeitmanagementtechniken, die von den MitarbeiterInnen eingesetzt werden könnten (siehe hierzu die unter den Links bereitgestellten Sammlungen ).
- Pilotversuche zu einzelnen Zeitmanagementtechniken.
- Aufbau eines Mentoringangebots, entweder intern über die Personalabteilung oder durch externe Unterstützung.
Einführungsphase
- Vorstellung des Projekts „Individuelles Zeitmanagement“ und des Mentoringangebots.
- Kommunikation der Erwartungen an die MitarbeiterInnen einschließlich der gesetzten Effektivitäts- und Effizienzziele.
- Testweise Umsetzung der Maßnahmen (1-2 Monate) mit Einholung von Feedback über eventuell auftretende Herausforderungen bei der Umsetzung.
- Evaluation der Einführungsphase; eventuell Anpassung der Maßnahmen.
Verstetigung
- Regelmäßige Überprüfung der gesetzten Prioritäten und Zeitbedarfe für die regelmäßig zu erledigenden Aufgaben.
- Regelmäßige Reflektion der für neuartige und nicht vorher geplante Aufgaben vorgesehen Zeitfenster („Slack“).
- Evaluation des Mentoringangebots.
- Evaluation insbesondere des Prozesses der Planänderung.
SENDEN SIE UNS EINE ANFRAGE
Bei Interesse und Rückfragen zu dieser innovativen Methode zur Strukturierung der Arbeitszeit in indirekten Bereichen können Sie sich jederzeit an die TU Ilmenau wenden.
TU IlmenauKennzahlen zur Erfolgsmessung
- Kennzahlen in den jeweiligen Bereichen.
- Befragung der MitarbeiterInnen.
- Nutzung des Mentoringangebots und Rückmeldungen von den MentorInnen.
Mögliche Herausforderungen
- Aufgaben wurden nicht vollständig erfasst, daher passt die Zeitplanung nicht zum Arbeitsalltag.
- Fehleinschätzungen des Zeitbedarfs einzelner Aufgaben.
- MitarbeiterInnen wählen Zeitmanagement-Tools aus, die nicht zu ihrer Persönlichkeit und ihrem Zeit-Typ passen.
- MitarbeiterInnen halten sich nicht an übergeordnete Maßnahmen des Zeitmanagement, wie z. B. Zeitfenster für ungestörtes Arbeiten.
- Verschiebungen in den Prioritäten einzelner Aufgaben, die nicht im Prozess der Planänderung umgesetzt werden können.
Zeitmanagement und selbstverantwortliches Arbeiten bietet ein großes Potenzial für Menschen und Unternehmen. Von beiden Seiten braucht es dafür (Selbst-)Vertrauen und Schulung.
Daniela Dingfelder , Operative Geschäftsführung
Weiterführende Links & Informationen
- Leitfaden zum Selbst- und Zeitmanagement https://www.ihk-muen...
- Effizient durch den Tag mit Zeitmanagement Apps https://www.freelanc...
- Zeitmanagement Tools https://praxistipps....
- Test: Welcher Zeittyp sind Sie? https://www.familien...
- Methoden für Zeitmanagement https://www.zeit.de/...
- Zeitdiebe-Test https://www.coaching...