Um die Effektivität zu steigern, muss zunächst geklärt werden, welche Teilnahme welcher Personen wirklich notwendig ist, um die angestrebten Ziele zu erreichen. Die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen kann wiederum nur verfolgt werden, wenn die Ergebnisse eindeutig und verbindlich im Protokoll dokumentiert werden.
Darüber hinaus können Besprechungen effizienter gestaltet werden, wenn auf der Grundlage des Besprechungsziels eine Tagesordnung festgelegt wird und alle zur Vorbereitung der Besprechung notwendigen Unterlagen, wie z. B. Protokolle oder Beschlussvorlagen, im Vorfeld zur Verfügung gestellt werden.
Anwendungsvoraussetzungen
- Mindestgröße des Unternehmens und Bedarf an regelmäßigen Meetings.
Wesentliche Schritte
Vorbereitungsphase
- Überblick über alle regelmäßigen Meetings verschaffen.
- Klassifizierung der Meetings hinsichtlich Wichtigkeit und Ergebnisse.
- Betrachtung von Dauer, Häufigkeit, Teilnehmerkreis.
- Festlegung von Teilnehmerkreis, Häufigkeit (Turnus), Dauer, etc. je Meetingtyp.
- Erarbeitung von Meetingregeln je Meetingtyp, z. B. standardisierte Tagesordnung, wer darf TOPs (Tagesordnungspunkte) einbringen, Mindestanforderungen an Tagesordnungspunkte, max. Dauer von Diskussionen, Entscheidungsregeln, standardisiertes Protokoll (Template), Umgang mit Änderungen und Aktualisierung, Nachhalten von Beschlüssen, etc.
- Erstellung eines Rollenkonzepts je Meetingtyp, z. B. ModeratorIn, ProtokollantIn, ZeitmanagerIn, TechnikerIn, etc.
Einführungsphase
- Vorstellung und Kommunikation der Meetingregeln an den jeweiligen Teilnehmerkreis.
- Testweise Umsetzung der Maßnahmen (1-2 Monate) mit Einholung von Feedback über eventuell auftretende Kommunikationslücken.
- Evaluation der Einführungsphase; eventuell Adaption.
Schritte je Meeting
- Festlegung der Rollen ModeratorIn, ZeitmanagerIn, Protokoll.
- Einhaltung der Meetingregeln durch die ModeratorIn.
- Zeitnahe Erstellung und Versendung des Protokolls.
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Bei Interesse und Rückfragen zu dieser innovativen Methode zur Strukturierung von Meetings, Reduktion von Meetingzeiten und der damit verbundenen Steigerung der Effektivität in Ihrem Unternehmen, können Sie sich jederzeit an die DEGUMA-Schütz GmbH in Geisa wenden.
Kennzahlen zur Erfolgsmessung
- Interviews.
- Befragung der TeilnehmerInnen.
Mögliche Herausforderungen
- Teilnehmerkreis falsch gewählt, daher Kommunikationslücken.
- Im Konzept vorgesehene Rollen können nicht besetzt werden, da TeilnehmerInnen sich in der Rolle nicht wohlfühlen.
- Bedürfnisse einzelner TeilnehmerInnen werden nicht berücksichtigt, z.B. mehr Zeit für zwischenmenschliche Kommunikation (dann z.B. mehr Zeit für Pausen in der Agenda berücksichtigen).
- Meetingregeln passen nicht zum Meetingtyp, z. B. erfordert kreatives Arbeiten andere Regeln als ein Regeltermin zur Produktionsplanung.
Wie können Entscheidungen getroffen werden und auch das persönliche Zeitmanagement erfolgen? Hier sind einige Ideen!
Konsent Prinzip
Konsent Prinzip bedeutet, dass niemand dagegen ist. Das Konsent Prinzip ist eine Methode der Entscheidungsfindung, bei der die Beschlussfassung erfolgt, wenn kein schwerwiegender und begründeter Einwand, das gemeinsame Ziel betreffend, vorliegt.
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Systemisches Konsensieren
Partizipation an Entscheidungen in Unternehmen wird oftmals durch Beschäftigte eingefordert und kann ein wertvoller Baustein für eine breitere Akzeptanz von Entscheidungen und eine Verbesserung der Qualität von Entscheidungen sein.
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Individuelles Zeitmanagement
Die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden in Bezug auf Selbstorganisation, Strukturierung des Arbeitstages und Eigenverantwortung ist essenziell für effektives Zeitmanagement. Durch diese Maßnahmen werden Kompetenz und Selbstbewusstsein gesteigert, den Arbeitsalltag souverän zu bewältigen und proaktiv zu handeln, um Stresssituationen zu reduzieren. Die Reflexion der eigenen Arbeitsweise ermöglicht eine bessere Abschätzung des Zeitaufwandes und unterstützt eine bessere Priorisierung.
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