Kreativität braucht Freiräume, und wer neue Wege gehen will, tut dies am ehesten an einem anderen Ort als dem eigenen Arbeitsplatz. Unternehmen können die Kreativität ihrer Mitarbeitenden fördern, indem sie einen eigenen Raum für kreatives Arbeiten zur Verfügung stellen.

Ein InnoRAUM unterscheidet sich insbesondere durch seine Ausstattung, Möblierung und Gestaltung von den vorhandenen Seminar- und Besprechungsräumen. Er steht den Mitarbeitenden je nach Bedarf allein oder in Gruppen zur Verfügung. Das Verlassen der gewohnten Umgebung inklusive Telefon und Internetzugang ermöglicht störungsfreies Arbeiten und hilft, eventuell vorhandene Denkblockaden zu überwinden.

Ziel der Bereitstellung eines eigenen Innovationsraums ist es, die Kreativität der MitarbeiterInnen durch eine inspirierende Arbeitsumgebung mit freundlicher Farbgestaltung und flexibel einsetzbaren Möbeln und Arbeitsmitteln wie Pinnwänden, Flipcharts, Beamern etc., sowie durch die Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Materialien zu fördern.

Anwendungsvoraussetzungen

• Kreativität der Mitarbeitenden wird im Unternehmen geschätzt und soll gefördert werden.
• Realistische Einschätzung der Geschäftsführung bezüglich der zu erwartenden Ergebnisse und der entstehenden Kosten.
• Verfügbarkeit eines Raums in einem für die Mitarbeitenden gut erreichbaren Gebäude des Unternehmens.
• Der Raum sollte baulich und technisch mit den als notwendig erachteten Mitteln ausgestattet werden können.

Wesentliche Schritte

• Klärung von Budget und Terminen.
• Erarbeitung eines Nutzungskonzepts für den Raum, d.h. Nutzergruppen, Öffnungszeiten, Prioritäten bei der Belegung (Kreativität hat Vorrang vor Raumengpässen im Tagesgeschäft), Buchungsmöglichkeiten, Zugangskontrolle, etc.
• Festlegung von Verantwortlichkeiten. Idealerweise sollte es eine/n Raumbeauftragte/n geben, die sowohl das Einführungsprojekt leitet als auch im Alltag den Betrieb des Raumes sicherstellt. Diese Person ist sowohl gegenüber der Geschäftsführung rechenschaftspflichtig als auch weisungsbefugt gegenüber den NutzerInnen und z.B. der Haustechnik oder dem Reinigungspersonal.
• Auswahl eines Raumes und Ausstattung des Raumes mit geeignetem Mobiliar und Technik wie z.B. Kühlschrank, Kaffeemaschine etc.
• Hinweise zur Nutzung von Kreativitätstechniken wie z.B. Brainstorming, morphologischer Kasten, Methode 6-3-5.
  
• Planung und Umsetzung der informationstechnischen Einbindung des Raumes in die digitale Infrastruktur des Unternehmens.
• Planung und Beschaffung der benötigten Arbeitsmittel wie z.B. Moderationskasten, Flipcharts, (digitales) Whiteboard, Pinwände etc.
  
• Planung und Umsetzung eines Raumbuchungssystems. Dieses sollte ich an der gewohnten Arbeitsumgebung orientieren, z.B. Raumbuchungen über Microsoft Outlook in einer Microsoft-Umgebung.
• Erstellung und Umsetzung eines Kommunikationskonzepts sowohl zur Eröffnung des Raumes als auch in der Folgezeit bezüglich einer kontinuierlichen internen Kommunikation, um den Mitarbeitenden den Raum im Gedächtnis zu halten und z.B. Veränderungen im Nutzungskonzept (Öffnungszeiten) zu kommunizieren.
• Schaffung eines Feedbackkanals zur kontinuierlichen Weiterentwicklung des Innovationsraums. Bereits vor den ersten Verbesserungsvorschlägen durch Mitarbeitende sollte festgelegt werden, welche Personen in welchen Gremien solche Vorschläge prüfen und besprechen und wie Anregungen in die Tat umgesetzt werden sollen (z.B. Budget über Haustechnik oder aus Reserve der Geschäftsführung).
• Planung des Eröffnungstags, z.B. als „Tag der offenen Tür“ mit Kurzpräsentationen zur Erklärung des Konzepts sowie Möglichkeit, den gesamten Tag über den Raum zu betreten, nachzufragen, Infos einzuholen und einen Eindruck zu gewinnen.

Kennzahlen zur Erfolgsmessung

• Nutzung/ Buchung des Raums.
• Anzahl Teilnehmende an Meetings/Workshops/Events im Raum.
• Frequenz der Treffen bei regelmäßigen Meetings.
• Erfasste/umgesetzte Ideen und Projekte.
• Anzahl der (Foto) Protokolle zur Nutzung des Raums.
• Einschätzungen der Mitarbeitenden zum Innovationsraum

Begünstigende Faktoren

• Innovationsfreundliche Unternehmenskultur.
• Organisatorischer Slack für Mitarbeitende mit Kreativaufgaben.
• Offene Kommunikation.
• Offenheit für Veränderungen bei den Mitarbeitenden.

Mögliche Herausforderungen

• Mehrere Standorte und Gebäude erfordern entweder Reisen oder mehrere Räume.
• Unterwanderung des Nutzungskonzepts und zunehmende Zweckentfremdung des Raumes.
• Technische Probleme bei der Einbindung in die IT-Infrastruktur, so dass die NutzerInnen nicht auf ihre Unterlagen zugreifen können.
• IT-Sicherheit, da NutzerInnen aus Bequemlichkeit im Innovationsraum nicht alle Sicherheitsanweisungen beachten (z.B. Nutzung von USB-Sticks).
• Überhöhte Erwartungen der NutzerInnen (z.B. Versorgung mit Getränken und Snacks).
• Überhöhte Erwartungen der Geschäftsführung bezüglich des Ausmaßes an erzielten kreativen Ergebnissen.