Geeignete Fachkräfte für das eigene Unternehmen zu finden ist eine zentrale Herausforderung für das Personalmanagement. In Zeiten des Fachkräftemangels wird dies in besonderer Weise spürbar. Ein innovativer Bewerberprozess ermöglicht es Unternehmen, die Attraktivität als Arbeitgeber zu erhöhen, indem er potenzielle Kandidaten persönlich anspricht und insbesondere auf deren Geeignetheit zur Aufgabe und zum Team fokussiert ist.

Dieses Vorgehen reduziert das Risiko der Fehlbesetzung, kann die MitarbeiterInnenzufriedenheit steigern und kann ein Instrument sein, das Arbeitsklima insgesamt zu verbessern.

Ziele

• Präsentation als attraktiver Arbeitgeber.
• InteressentInnen sollen auf einer persönlichen Ebene angesprochen werden.
• Selbstselektion der BewerberInnen: Es sollen sich nur diejenigen Menschen bewerben, die in ihrer Einstellung, Motivation und Persönlichkeit zur Aufgabe, zum Unternehmen und den Teams passen.
• Geringere Fluktuation unter den Beschäftigten.

Anwendungsvoraussetzungen

• Vorhandensein eines Leitbildes für das Unternehmen.
• Erarbeitung und Kommunikation des neuen Einstellungsprozesses im Unternehmen.
• Einführung und Akzeptanz des Unternehmens-DU als Ansprache.
• Veröffentlichung des Bewerbungsprozesses (Homepage, Social Media, etc.).

Wesentliche Schritte

Erarbeitung des neuen Bewerbungsprozesses

• Welche Fragen soll der/ die BewerberIn anstelle eines klassischen Anschreibens beantworten, welche Zeugnisse sollen vorgelegt werden?
• Wer wird im Laufe des Bewerbungsprozesses wann und wie informiert?
• Welche Fragen sollen die BewerberInnen im Rahmen des Bewerbungsgespräches beantworten?
• Welche Entscheidungsbefugnisse haben die einzelnen Personen im Rahmen des Bewerbungsprozesses?
• Wie soll der Prozess dokumentiert werden? Wie läuft der Workflow ab und wer speichert wann welche Informationen wie?
• Interne Kommunikation und Schulung im Workflow.
• Erläuterungen zum Einstellungsprozess veröffentlichen (Homepage, Social Media, etc.).
• Umsetzung und ggf. Nachjustierung.

Schlüsselkomponenten Bewerbungsprozess

• Ansprache mit „Du“ von Anfang an, schon während der schriftlichen Bewerbung und in der darauffolgenden Korrespondenz.
• Konkrete Beschreibung des Verfahrens auf der Firmenwebsite.
• Verzicht auf klassisches Anschreiben:
  Azubis senden ein Motivationsschreiben. Alle anderen BewerberInnen werden aufgefordert, neben dem Lebenslauf und Zeugnissen weitere, auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmte Selbstauskünfte zu geben.
  Beispiele: Drei Fragen zur Person, Wünsche und Erwartungen der BewerberIn, persönliche Erfolge außerhalb des Berufslebens, etc.
• Ziel: Rückmeldung an die BewerberIn innerhalb von fünf Arbeitstagen.
• Bewerbung wird direkt an die zuständigeN TeamleiterIn weitergeleitet. Die Auswahl der KandidatInnen für ein Vorstellungsgespräch erfolgt durch die TeamleiterIn/ das Team.

1. Gesprächsrunde: TeamleiterIn plus Geschäftsleitung oder Personalabteilung.

• Fragebogen zum weiteren Kennenlernen und zum Ankommen in der Situation, Fokus liegt auf den persönlichen Wertvorstellungen.
• Während des weiteren Gesprächs wird ein weiterer Fragebogen abgearbeitet, der Fragebogen zu den persönlichen Wertvorstellungen wird dann im Nachgang ausgewertet.
• Entscheidung, ob die BewerberIn zur zweiten Gesprächsrunde eingeladen wird.

2. Gesprächsrunde: Team und Arbeitsplatz, Team hat Mitspracherecht, wer eingestellt wird.

• Entscheidung über Einstellungsangebot.
• Vertragsgestaltung.
• Ziel: Abschluss Prozess innerhalb von 6 Wochen.

Persönliches Onboarding

• Aushang Begrüßung.
• Willkommenspaket mit Willkommenskarte von allen MitarbeiterInnen.
• Begrüßung durch TeamleiterIn.
• Kennenlernen aller KollegInnen.
• Onboardingplan über sechs Monate.
• EinE KollegIn übernimmt Patenschaft.

Feedbackgespräche nach 1. Woche, 4. Woche, drei Monaten und vor Ende der Probezeit.

Kennzahlen zur Erfolgsmessung

• Fluktuation.
• Anzahl Bewerbungen.
• Dauer Stellenausschreibung bis Besetzung der Stelle.
• Zufriedenheit der MitarbeiterInnen.

Mögliche Herausforderungen

• Unternehmens-DU kann für KollegInnen und BewerberInnen gewöhnungsbedürftig sein, wird teilweise abgelehnt.
• Prozess erscheint kompliziert.
• Längere Entscheidungswege, da mehr Personen Mitspracherecht haben.
• Prozess nach extern nicht verständlich kommuniziert.