Warum abwarten, welche Aufgaben man übertragen bekommt, wenn man sie sich auch eigenverantwortlich aus dem Kanban Board ziehen kann?

Ursprünglich aus der Automobilindustrie stammend, hat sich Kanban zu einem bewährten Ansatz für die Organisation von Arbeitsabläufen entwickelt. Im Kern geht es um die eigenverantwortliche Übernahme von Aufgaben nach dem Pull-Prinzip, die an die Stelle der Übertragung von Aufgaben durch Vorgesetzte (Push-Prinzip) tritt.

Beim hier als Methode vorgestellten Kanban Board handelt es sich um die visuelle Darstellung von Aufgaben (analog oder digital), aus dem sich MitarbeiterInnen eigenverantwortlich Aufgaben ziehen können. Die Nutzung von Kanban Boards zeigt dann unterschiedliche Wege der Aufgabenerfüllung auf. Das Kanban Board erfordert einen inhaltlichen Austausch zwischen den beteiligten MitarbeiterInnen, was zu Beginn auch zu Reibungsverlusten führen kann. Nach einer Anlaufphase stellen sich in der Regel aber bestimmte Abläufe als die besseren heraus und das Kanban Board dient als Hilfsmittel der kontinuierlichen Verbesserung. Da nur in geringem Umfang Ressourcen in Anspruch genommen werden bietet das Kanban Board insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) zahlreiche Vorteile:

• Visuelle Transparenz: Das Kanban Board ermöglicht eine visuelle Darstellung des Arbeitsprozesses. Aufgaben werden als Karten in Spalten organisiert, die verschiedene Phasen des Workflows repräsentieren. Diese Transparenz fördert das Verständnis im Team und erleichtert die Identifikation von Engpässen.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Im Gegensatz zu starren Projektmanagementmethoden erlaubt Kanban eine hohe Flexibilität. Teams können Aufgaben nach Bedarf hinzufügen oder anpassen, was besonders vorteilhaft in dynamischen Umgebungen ist, in denen sich Anforderungen schnell ändern können.
• Effizientes Work-in-Progress-Management: Durch die Implementierung von WIP-Limits (Work in Progress Limits) wird die Anzahl der von einer MitarbeiterIn gleichzeitig zu bearbeiteten Aufgaben begrenzt. Das kann unterstützen, Überlastungen zu vermeiden und den Fokus auf die Fertigstellung laufender Aufgaben zu legen.
• Kontinuierliche Verbesserung: Kanban fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Teams werden ermutigt, regelmäßig ihre Prozesse zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen. Somit können Probleme frühzeitig erkannt werden.
• Einfache Implementierung: Die Einführung eines Kanban Boards erfordert im Vergleich zu anderen Methoden wie z. B. Scrum keine umfangreiche Schulung oder Umstrukturierung. Dies macht es besonders attraktiv für KMU, die möglicherweise nicht über die Ressourcen für umfassende Schulungsprogramme verfügen.
• Förderung der Teamkommunikation: Die visuelle Natur des Kanban Boards fördert die Kommunikation im Team. Durch regelmäßige Meetings zur Überprüfung des Boards können Probleme und Fortschritte schnell besprochen werden, was die Zusammenarbeit verbessert.
• Reduzierung von Doppelarbeit: Durch die klare Sichtbarkeit der Aufgaben im Kanban Board werden Doppelarbeiten und Missverständnisse minimiert. Teammitglieder können sofort erkennen, wer an welcher Aufgabe arbeitet und welche Aufgaben noch zu erledigen sind.

Anwendungsvoraussetzungen

• Commitment der Führungskräfte und Mitarbeiter zur kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe.
• Bereitschaft, Arbeitsschritte zu visualisieren und zu standardisieren.
• Bereitschaft, Aufgaben eigenverantwortlich anzugehen und nicht auf eine Anweisung der Vorgesetzten zu warten.
• Offene Kommunikationskultur im Unternehmen.

Wesentliche Schritte

Einführungsphase

• Vorstellung des Kanban Boards in einem Kick Off Workshop.
• Erläuterung der Verschiebung vom Push- zum Pull-Prinzip bei der Aufgabenzuordnung und der damit verbundenen Eigenverantwortung der MitarbeiterInnen.
• Klärung mit den am Projekt oder Arbeitsprozess beteiligten MitarbeiterInnen, welche Aufgaben von Vorgesetzten zugeordnet werden sollen und welche sich für eigenverantwortliche Zuordnung über das Kanban Board eignen.

Schritte je Projekt/Arbeitsprozess

• Definieren sie die Spalten des Boards entsprechend Ihres Arbeitsprozesses (z. B. To Do, In Progress, Review, Done).
• Begrenzen sie die Anzahl der Aufgaben pro Spalte, um Überlastung zu vermeiden (Work in Progress Limit).
• Die MitarbeiterInnen ziehen sich Aufgaben vom Board, anstatt sie zugewiesen zu bekommen (Pull-Prinzip).
• Führen Sie regelmäßige Besprechungen durch, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
• Kontinuierliche Evaluation der nach Push- und Pull-Prinzip übertragenen Aufgaben.

Kennzahlen zur Erfolgsmessung

• Durchlaufzeit: Wie lange benötigt eine Aufgabe vom Start bis zur Fertigstellung?
• Durchsatz: Wie viele Aufgaben werden pro Zeiteinheit abgeschlossen?
• Fehlerquote: Wie viele Aufgaben müssen nachbearbeitet werden?

Mögliche Herausforderungen

• Mangelnde Disziplin bei der täglichen Pflege des Boards.
• Zu detaillierte Spalten, die den Überblick erschweren.
• Fehlende Akzeptanz im Unternehmen aufgrund von Veränderungsängsten.
• Unrealistische Erwartungen an die Methode, die zu Enttäuschung führen können.