Flexible Arbeitsplätze: Desksharing bei der LINDIG Fördertechnik GmbH

Warum hat sich LINDIG für das Angebot von Desk Sharing entschieden?

Wir haben damals ein neues Kundenteam gebildet und standen vor der Herausforderung, dass die Kollegen aus vier verschiedenen Bereichen möglichst eng zusammenarbeiten sollten, um ein interdisziplinäres Team zu bilden. Allerdings waren unsere räumlichen Kapazitäten und die Anzahl der verfügbaren Schreibtische begrenzt. Gleichzeitig wollten wir erreichen, dass unterschiedliche Mitarbeiterkonstellationen aus einem Fachbereich flexibel zusammenarbeiten können, was, wenn einige Personen remote arbeiten und andere nicht, bereits oft der Fall ist. Die Kollegen vor Ort wechseln regelmäßig, sodass das Desk Sharing dafür eine sinnvolle Lösung war. Ein weiterer Vorteil war, dass durch die fachübergreifende Zusammenarbeit viele Informationen aus verschiedenen Bereichen gebündelt wurden, um das jeweilige Kundengebiet optimal zu betreuen.

Wie sind Sie bei der Implementierung des Desksharings vorgegangen?

Zunächst haben wir das Konzept in einzelnen Standorten für bestimmte Teams eingeführt, um es zu testen. Wir haben buchbare Arbeitsplätze eingerichtet, die Mitarbeitenden informiert und dann geschaut, wie es angenommen wird. Danach haben wir das Konzept angepasst. Das Desk Sharing beschränkt sich mittlerweile auf einzelne Arbeitsbereiche, nicht mehr auf komplette Teams, wie zu Beginn der Pilotphase.

Welche Voraussetzungen mussten geschaffen werden, damit das Desk Sharing nutzbar wurde?

Wir haben das relativ einfach gehalten. Die Arbeitsplätze wurden buchbar gemacht, was wir über eine Kalenderfunktion in Outlook abgebildet haben. So konnte jeder Mitarbeiter einen Schreibtisch direkt über Outlook reservieren. Wichtig war auch, die Mitarbeiter entsprechend zu informieren, dass diese Möglichkeit besteht und dass sie die Buchungsfunktion nutzen müssen, wenn sie an einem bestimmten Arbeitsplatz arbeiten möchten.

Wie wurde das Desk Sharing von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen aufgenommen?

Das Feedback war zunächst gemischt. Einige Kollegen, die weniger Wert auf einen festen Arbeitsplatz mit persönlichen Gegenständen gelegt haben, kamen gut damit zurecht und waren sehr angetan davon, an unterschiedlichen Orten einen Arbeitsplatz zu finden und auch in den Austausch mit anderen Bereichen zu kommen. Andere hatten größere Schwierigkeiten, da sie sich vorab überlegen mussten, wann sie ins Büro kommen und welchen Platz sie benötigen. Das bedeutete für sie einen zusätzlichen Planungsaufwand. Auch die Tatsache, dass man regelmäßig mit verschiedenen Kollegen in wechselnden Konstellationen zusammenarbeitet, war für manche eine Umstellung. Insbesondere die Kollegen, die aus unterschiedlichen Fachbereichen in das neue Team gewechselt waren, standen ohnehin vor einer großen Veränderung. Doch nach einer gewissen Eingewöhnungszeit hat sich das Modell bei uns bewährt.

Für welche Bereiche eignet sich Desksharing und für welche Bereiche nicht?

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Desk Sharing nicht in Bereichen funktioniert, in denen ohnehin viele Mitarbeiter regelmäßig im Büro sind. Der Sinn des Desk Sharings besteht darin, die Arbeitsplätze effizienter zu nutzen und Leerlaufzeiten zu minimieren. In Bereichen, in denen die Mitarbeiter überwiegend vor Ort arbeiten und Homeoffice kaum genutzt wird, macht Desk Sharing wenig Sinn, da es dort keine Einsparung von Ressourcen ermöglicht.

Anders sieht es in Bereichen aus, in denen die Kollegen seltener im Büro arbeiten oder in denen der Vernetzungsgedanke im Vordergrund steht. Gerade in solchen Unternehmensbereichen, in denen eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit gefördert werden soll, hat Desk Sharing bei uns einen großen Mehrwert gebracht. Es unterstützt die interdisziplinäre Vernetzung und verbessert die Zusammenarbeit über die Bereichsgrenzen hinweg.