36-Stunden Woche bei PLANARIS - Flexibilität als Schlüssel zur Mitarbeiterbindung

Was waren die Beweggründe für PLANARIS, das bestehende Arbeitszeitmodell anzupassen?

Auf der Suche nach Möglichkeiten, uns als attraktiver Arbeitgeber am Arbeitsmarkt zu positionieren, haben wir uns entschieden, uns von der 40-Stunden-Woche zu verabschieden und stattdessen voll flexible Arbeitszeiten einzuführen. Unser Ziel war es, die besten Fachkräfte für unser Unternehmen zu gewinnen und zu halten, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen.

Wie sieht Ihr flexibles Arbeitszeitmodell im Detail aus?

Wir haben unseren Mitarbeitern zwei Optionen angeboten: Sie konnten entweder bei einer 40-Stunden-Woche bleiben und eine Gehaltserhöhung erhalten, oder sie konnten ihre Arbeitszeit auf 36 Stunden reduzieren, bei vollem Gehaltsausgleich. Diese Flexibilität ermöglichte es unseren Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit an ihre individuellen Bedürfnisse und Lebenssituationen anzupassen.

Darüber hinaus haben wir ein Vertrauensarbeitszeitmodell eingeführt, das unseren Mitarbeitern noch mehr Flexibilität bietet. Sie konnten selbst entscheiden, wann und wo sie arbeiten wollten, solange sie ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit erfüllten. Diese Flexibilität war besonders attraktiv für Mitarbeiter, die sich um Kinder, pflegebedürftige Angehörige kümmern mussten oder mehr Freizeit wollten. Durch die Vertrauensarbeitszeit konnten sie ihre Arbeitszeit so gestalten, dass sie ihren persönlichen Verpflichtungen besser nachkommen konnten.

Um die Umsetzung des Vertrauensarbeitszeitmodells zu erleichtern, haben wir die Arbeits- und Gleitzeitordnung als Anlage zum Arbeitsvertrag überarbeitet. Wir definierten eine Modellwoche von Montag bis Freitag als Arbeitstage und verteilten die Sollarbeitszeit gleichmäßig auf diese fünf Tage. Es gibt keine starren Kernarbeitszeiten, sodass die Mitarbeiter völlig flexibel sind in der Gestaltung der Arbeitsmodelle. Wichtig ist, dass die Qualität der Arbeitsergebnisse passt. Hierfür haben wir ein für alle transparentes Controlling.

Konnten Sie bei Ihren MitarbeiterInnen Präferenzen in der Wahl des Arbeitszeitmodells erkennen?

Vor allem unsere jüngeren Mitarbeitenden schätzten die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit zu reduzieren. Auch Eltern kleiner Kinder und ältere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich um pflegebedürftige Angehörige kümmern mussten, profitierten von der größeren Flexibilität.

Wir haben auch festgestellt, dass sich die Präferenzen und Bedürfnisse unserer Mitarbeitenden je nach Altersgruppe unterscheiden. Unsere jüngeren Mitarbeiter tendierten eher zum 36-Stunden-Modell bei vollem Lohnausgleich, während einige unserer älteren Mitarbeiter die 40-Stunden-Woche mit Gehaltserhöhung wählten.

Diese unterschiedlichen Präferenzen spiegeln möglicherweise den unterschiedlichen Wert wider, den die verschiedenen Altersgruppen der Freizeit beimessen. Jüngere Beschäftige scheinen mehr Wert auf Freizeit zu legen. Ältere Mitarbeiter, die möglicherweise ein höheres Einkommen für ihre Altersvorsorge benötigen oder andere finanzielle Verpflichtungen haben, bevorzugen eher eine höhere Stundenzahl und ein höheres Gehalt.

Und wie bereits erwähnt, spielen die individuellen Lebensumstände und -entscheidungen eine wichtige Rolle. So gab es auch unter den jüngeren Beschäftigten Ausnahmen, die aufgrund von Faktoren wie einer neuen Hausfinanzierung die 40-Stunden-Woche und die damit verbundene Gehaltserhöhung bevorzugten. Auf der anderen Seite entschieden sich einige ältere Mitarbeiter, die pflegebedürftige Angehörige zu betreuen hatten, für das Modell mit reduzierter Arbeitszeit.

Wie sind Sie bei der Einführung des flexiblen Arbeitszeitmodells vorgegangen? Worauf haben Sie geachtet?

Um die individuellen Bedürfnisse und Entscheidungen zu verstehen, haben wir im Herbst Mitarbeitergespräche geführt. In diesen Gesprächen haben wir uns nach den Präferenzen und individuelle Bedürfnisse erkundigt, um eine passende Lösung zu finden. Durch diesen individuellen Ansatz konnten wir ein Arbeitsumfeld schaffen, das die Bedürfnisse aller Generationen berücksichtigt.

Für die Digitalisierung nutzen wir das DATEV Automatisierungsservice Rechnungen (=ASR) Damit können wir Buchungsvorschläge auf Basis digitaler Eingangs- und Ausgangsrechnungen mittels KI generieren. Das System lernt und verbessert sich ständig, da es auch auf die Buchungshistorie in der DATEV-Cloud zurückgreift, was ebenfalls zu einer Effizienzsteigerung führt.

Darüber hinaus nutzen wir verschiedene KI-Tools von DATEV, wie zum Beispiel den Einspruchsgenerator, Summarizer, Frag LEA (= KI-basierter LEXinform-Assistent zur Beantwortung steuerrechtlicher Frage) usw. (vgl. auch DATEV KI-Werkstatt). Neben diesen Produkten nutzen wir in unserer Kanzlei auch die Produkte „Otto Schmidt Answers“ sowie „Taxy.io“.. Diese Tools tragen dazu bei, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und unseren Mitarbeitern mehr Flexibilität zu geben. Wir testen diese Tools zunächst in kleinen Gruppen und mit wenigen Mandanten, bevor wir sie unternehmensweit ausrollen.

Haben Sie die Einführung der 36-Stunden-Woche bei vollem Lohnausgleich vorher betriebswirtschaftlich durchgerechnet?

Wir haben vorab im Controlling geprüft, welche Aufgaben und Aufträge durch die KI entsprechend schneller erledigt werden müssen. Eine Komponente war also die betriebswirtschaftliche Bewertung der Einführung, also die Frage "Können wir uns das überhaupt leisten? Und zum anderen haben wir unsere Mandanten geclustert. Wir haben sortiert, welche Mandanten den digitalen Weg mitgehen und welche sich der Digitalisierung verweigern und uns dementsprechend zu viel Zeit und Geld in der Bearbeitung kosten. Das hatte zur Folge, dass wir uns auch von einigen Mandanten getrennt haben.

Welche Herausforderungen gab es bei der Einführung des flexiblen Arbeitszeitmodells und wie haben Sie diese gemeistert?

Eine der größten Herausforderungen war die Kommunikation im Team, insbesondere wenn einige Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Um dem entgegenzuwirken, haben wir dafür gesorgt, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten im Kalender und im Mitarbeiterportal pflegen. So wissen sowohl die Kollegen als auch das Sekretariat, wo sich jeder befindet und ob er erreichbar ist und können dies entsprechend kommunizieren. Unsere Mandanten wissen dann genau, wann sie mit einem Rückruf rechnen können. Uns ist besonders wichtig, dass es nicht zu einem Qualitätsverlust kommt trotz des flexiblen Arbeitens.

Eine weitere Herausforderung war die Führung im hybriden Arbeitsmodell. Zunächst ist es wichtig, dass Führungskräfte und Teamleiter häufig im Büro sind. Dies gibt den Mitarbeitern das Gefühl, geführt und unterstützt zu werden, und ermöglicht die persönliche Interaktion und den Austausch mit den Vorgesetzten. Um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu fördern, legen wir auch Wert auf gemeinsame Mittagspausen und gehen manchmal in der Mittagspause gemeinsam nach draußen. Das sind Aspekte, die bei einer ständigen Arbeit im Home-Office oder in der Telearbeit verloren gehen würden. Kanzleiweite Events und Mottopartys wie z.B. unser Sommerfest und unsere Weihnachtsfeier sind Highlights, die unser Zusammengehörigkeitsgefühl stärken und alle sind sehr froh, mal wieder in „Präsenz“ aufeinander zu treffen.

Auch bei der Ausbildung und der Einarbeitung neuer Mitarbeiter mussten wir uns anpassen. Wir haben festgestellt, dass die Einarbeitung persönlich, von Angesicht zu Angesicht, besser funktioniert als über digitale Plattformen. Deshalb bitten wir neue Mitarbeiter, zur Schulung ins Büro zu kommen, damit wir von Anfang an eine gute Beziehung aufbauen können und sie sich willkommen fühlen. So können wir sicherstellen, dass sie sich schnell in das Team integrieren und mit unseren Prozessen und Werten vertraut werden.

Wie wichtig sind bei Ihnen Schulungen und Weiterbildung im Rahmen der digitalen Transformation?

Die Einführung neuer Technologien wie KI-Tools erfordert eine entsprechende Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter, um deren effektiven Einsatz zu gewährleisten. Dies ist ein wesentlicher Aspekt bei der Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung, die wir in unserem Unternehmen umsetzen.

Zu diesem Zweck haben wir ein Wissensforum eingerichtet, das kontinuierliches Lernen und den Austausch einheitlicher Informationen im gesamten Unternehmen sicherstellt. Dieses Forum findet einmal im Monat statt und wird für abwesende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgezeichnet. Wir behandeln Themen wie den Umgang mit ASR (Automatisierungsservice Rechnungen) und stellen sicher, dass wichtige Informationen wiederholt werden, um die Umsetzung zu fördern.

Darüber hinaus bieten wir unseren Mitarbeitenden verschiedene Plattformen und Ressourcen an, um sich über aktuelle Entwicklungen im Steuerrecht und bei der Software zu informieren.

Wie organisieren Sie die Zeiterfassung?

Um die Arbeitszeiterfassung zu optimieren, haben wir ein transparentes Zeiterfassungssystem eingeführt, das auf digitalen Tools basiert. Dies ermöglicht es uns, die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter effektiv zu erfassen und zu verwalten, insbesondere bei flexiblen Arbeitszeitmodellen und hybrider Arbeit.

Durch die regelmäßige Auswertung der erfassten Daten können wir Muster und Trends bei den Arbeitszeiten erkennen und so unsere Arbeitsabläufe optimieren. So können wir sicherstellen, dass unsere Mitarbeiter ihre Zeit effektiv nutzen und eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit finden.

Wie schätzen Sie die Herausforderungen flexibler Arbeitsmodelle in bestimmten Branchen ein?

Während unser flexibles Arbeitszeitmodell für unsere Branche gut funktioniert, erkennen wir natürlich, dass es in anderen Branchen Herausforderungen geben kann, insbesondere im Handwerk und in der Pflege. In diesen Branchen gibt es branchenspezifische Restriktionen, die die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle erschweren.

In der Pflege ist es schwierig, von den traditionellen Schichtplänen abzuweichen. Die Personaldecke ist oft dünn und es ist wichtig, dass jemand vor Ort ist, um sich um die Patienten zu kümmern. Ähnlich verhält es sich im Handwerk, wo Maschinen und Geräte nicht einfach mit nach Hause genommen werden können. Die Arbeit ist oft ortsgebunden und erfordert die Anwesenheit des Fachpersonals.

Präsenz ist in diesen Berufen von entscheidender Bedeutung. Die Arbeit kann nicht einfach aus der Ferne und online erledigt werden, und die Verfügbarkeit von Fachkräften vor Ort ist für die Aufrechterhaltung der angebotenen Dienstleistungen unerlässlich.

Dennoch gibt es Möglichkeiten für Anpassungen, insbesondere in weniger regulierten Sektoren. In der Verwaltung oder in Bereichen, die nicht direkt mit der Produktion oder der Patientenversorgung zu tun haben, kann flexible Arbeit sicherlich funktionieren. Durch Schichtpläne und eine gute Kommunikation innerhalb der Teams kann es möglich sein, etwas mehr Flexibilität zu bieten, ohne den Betrieb zu beeinträchtigen.

Welche Erfahrungen haben Sie bei PLANARIS mit Remote-Arbeit gemacht?

Remote-Arbeit bietet sowohl Chancen als auch Herausforderungen für Unternehmen und Mitarbeiter. Bei PLANARIS haben wir festgestellt, dass Mitarbeiter erfolgreich remote arbeiten können, wenn sie die Prozesse und Abläufe im Unternehmens kennen und selbstständig arbeiten können.

Ein Beispiel ist eine langjährige Mitarbeiterin, die aufgrund ihres Umzugs komplett auf Remote umgestiegen ist. Sie kannte die Prozesse des Unternehmens und musste nicht vor Ort eingearbeitet werden, sondern konnte eigenständig arbeiten und konnte ihre Arbeit sehr zufriedenstellend fortsetzen.

Allerdings gibt es auch Herausforderungen bei der Remote-Arbeit. So können soziale Interaktionen und der persönliche Austausch mit Kollegen und Kolleginnen im Büro fehlen. Dies kann sich auf die Mitarbeiterbindung auswirken, da sich Remote-Mitarbeitende isoliert und weniger mit dem Team verbunden fühlen können.

Welche Bedeutung misst PLANARIS ein branchenübergreifender Wissensaustausch bei?

Der Austausch von Best Practices und Ideen zwischen verschiedenen Branchen kann sehr wertvoll sein. Bei PLANARIS haben wir festgestellt, dass es von Vorteil ist, über ein branchenübergreifendes Netzwerk zu verfügen, um gemeinsame Herausforderungen zu identifizieren und Lösungen zu finden. Beispielsweise haben wir durch den Austausch mit anderen Unternehmen aus unserer Branche interessante Einblicke in den Einsatz von Bots zur Automatisierung von Standardprozessen, z.B. Sekretariatsaufgaben usw., erhalten. Dieser Austausch hat uns gezeigt, dass es sich lohnt, über den eigenen Tellerrand zu schauen und sich mit anderen Unternehmen /Branchen zu vernetzen.

Plattformen zum Wissensaustausch und zur Netzwerkbildung können dabei eine große Hilfe sein. Sie ermöglichen es Unternehmen, über die Grenzen der eigenen Branche hinaus Kontakte zu knüpfen und sich gegenseitig zu unterstützen und zu inspirieren. Durch die Zusammenarbeit mit Unternehmen aus anderen Branchen kann man voneinander lernen und die eigenen Prozesse und Arbeitsweisen verbessern. Dies kann letztlich dazu beitragen, die Wettbewerbs- und Innovationsfähigkeit unseres Unternehmens zu steigern.