Durch Kommunikation die Arbeitskultur stärken und Zusammenarbeit optimieren

Führungskommunikation in neuen Arbeitswelten

Welche Rolle spielt Führungskommunikation bei der Gestaltung neuer Arbeitswelten und wie unterscheidet sie sich von traditionellen Führungsansätzen?

Führungskommunikation spielt eine zentrale Rolle bei der Gestaltung neuer Arbeitswelten, die sich zunehmend durch Unsicherheit, Tempo, Flexibilität, Digitalisierung, Remote-Arbeit und agile Arbeitsmethoden auszeichnen. Sie unterscheidet sich von formalisierten Top-Down Steuerungsansätzen im Wesentlichen durch ihre Wechselseitigkeit. In den neuen Arbeitswelten ist Führungskommunikation weniger hierarchisch und autoritär, sondern vielmehr auf Dialog, Vernetzung und Unterstützung ausgelegt. Tradierte Kommunikation ist daher oft zu starr und zu formalisiert, um den Herausforderungen zeitnah und angemessen zu begegnen.

Welche Kompetenzen müssen Führungskräfte entwickeln, um in neuen Arbeitswelten erfolgreich zu kommunizieren und zu führen?

Hinsichtlich der o.g. Herausforderungen braucht es Transparenz und Offenheit, eine partizipative Kommunikationskultur, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit auf beiden Seiten des Schreibtischs oder der Fertigung, Feedbackkultur und kontinuierliche Lernbereitschaft, frageorientierte Vorgehensweisen und digitale Kommunikationskompetenzen. Die Nutzung digitaler Tools für Kommunikation, wie Videokonferenzen, Chats und kollaborative Plattformen, ist essenziell. Führungskräfte müssen diese Tools souverän beherrschen und effektiv einsetzen, um ein Gefühl von Nähe und Teamzusammenhalt zu fördern, Mitarbeiter aktiv einzubinden und zu motivieren.

Kommunikationsprozesse in neuen Arbeitswelten

Welche Herausforderungen ergeben sich für interne Kommunikationsprozesse, wenn Mitarbeiter nicht mehr an einem Ort zusammenarbeiten?

Wenn Mitarbeiter nicht mehr an einem Ort zusammenarbeiten, wie es heutzutage in hybriden oder vollständig remote arbeitenden Teams oft der Fall ist, ergeben sich auch neue Herausforderungen für die internen Kommunikationsprozesse, die sowohl die technische Umsetzung als auch die zwischenmenschlichen und kulturellen Aspekte der Kommunikation betreffen. Insbesondere im Rahmen der rapiden Veränderung während der Pandemie zeigten sich Kommunikationslücken, taten sich Informationssilos auf. Viele Unternehmen stellten fest, welchen Stellenwert informelle Kommunikationsprozesse haben, wie sie im Türrahmen, auf dem Flur, am Kaffeeautomaten, beim Frühstück oder an der Maschine stattfinden. Es wurde deutlich, wie wichtig diese für den Austausch von Ideen, den Aufbau sozialer Bindungen und das Lösen kleinerer Probleme sind. Fehlen diese ungezwungenen Kommunikationsmomente, kann das die Teamdynamik und den Informationsaustausch negativ beeinflussen.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass wichtige Informationen und Entscheidungen auch bei verteilter Arbeit effektiv kommuniziert werden?

Mitarbeiter verwenden oft verschiedene Kommunikationsplattformen. Zudem führen technische Probleme wie Verbindungsabbrüche oder unterschiedliche technische Kompetenzniveaus zu Schwierigkeiten bei der Informationsübertragung. Neben den o.g. Herausforderungen müssen also in erster Linie technische Herausforderungen bewältigt werden, um der Fragmentierung von Tools entgegenzuwirken, die unterschiedlichen Informationsbedürfnisse angemessen zu erfüllen und informelle, wechselseitige Kommunikationsmomente zu ermöglichen. Regelmäßige Check-ins, virtuelle Kaffeepausen, asynchrone Kommunikationsmöglichkeiten und Schulungen für digitale Kompetenzen können helfen, die Kommunikation effektiver zu gestalten. Unternehmen können zudem klare Kommunikationsrichtlinien etablieren, geeignete Tools zentral steuern und eine Kultur der Offenheit und des Feedbacks fördern. Hierbei gilt es, neben den benötigten Informationen auch das Feedback, das Mitarbeiter normalerweise durch direkte Interaktionen erhalten, im virtuellen Raum aussagekräftig zu vermitteln, um den Mitarbeitern Orientierung und Sicherheit zu geben.

Welche Rolle spielen digitale Kommunikationstools bei der Gestaltung effizienter Kommunikationsprozesse in neuen Arbeitswelten?

Digitale Kommunikationstools unterstützen die Zusammenarbeit, fördern den Informationsaustausch und helfen, die geografische Distanz zu überbrücken. Sie fördern die Echtzeit-Kommunikation und den schnellen Informationsaustausch und liefern Transparenz und Zugänglichkeit von Informationen. Sie unterstützen insbesondere bei asynchroner Kommunikation, indem Dokumente, Projektstatus und Informationen zentral abgelegt und für alle Teammitglieder zugänglich gemacht werden. Da Informationen unabhängig von Ort und Zeit ganz nach Bedarf abgerufen und bearbeitet werden können, wird der Druck reduziert, ständig erreichbar zu sein. Das gibt Mitarbeitern auch mehr Flexibilität, ihre Arbeit eigenständig zu planen. Abgesehen davon lassen sich viele digitale Tools miteinander integrieren oder bieten Automatisierungsmöglichkeiten, z. B. durch die Verknüpfung von Systemen mit Apps oder Kommunikationsplattformen. Diese Integration reduziert den administrativen und zeitlichen Aufwand und ermöglicht reibungslose Arbeitsprozesse.

Kommunikationsmanagement in neuen Arbeitswelten

Welche Strategien und Konzepte sind hilfreich, um Kommunikation in neuen Arbeitswelten zu steuern und zu optimieren?

Neue Kommunikationswege und neue Tools stellen eine Veränderung dar, die systematisch, vorsichtig und geduldig angegangen werden sollte. Die Brechstange hat hier bisher mehr geschadet als geholfen, denn letztendlich haben wir es mit Menschen zu tun, die mit Herausforderungen und Neuerungen unterschiedlich umgehen. Darüber hinaus müssen die neuen Funktionalitäten auch zum Unternehmen und der Kultur passen. Denn die Art und Weise der Kommunikation beeinflusst auch die Art und Weise der Beziehung. Daher besteht insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen die Gefahr, durch Automatisierung und unpersönliche formale, wenn auch digitale Kommunikation, funktionierende Prozesse empfindlich zu stören.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass Kommunikation in neuen Arbeitswelten die Effizienz und Produktivität fördert und nicht hemmt?

Der wechselseitige Austausch zu Bedürfnissen und Hürden, die Auswahl angemessener Tools, die schrittweise Einführung und das Experimentieren ebnen zu Beginn den Weg, die Veränderungen erfolgreich umzusetzen. Eingeführte Tools bieten zudem oft Analysefunktionen, um Kommunikationsmuster zu überwachen und zu bewerten. Diese Daten können vom Unternehmen genutzt werden, um Gestaltungsentscheidungen, verfügbare Funktionalitäten und implementierte Prozesse kritisch zu hinterfragen, Kommunikationsengpässe zu identifizieren, ggf. zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Auswirkungen auf Unternehmenskultur und Zusammenarbeit

Welche neue Kommunikationsformen haben Einfluss auf die Unternehmenskultur und das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter? Wie bindet man diese sinnvoll ein?

Virtuelle Meetings und Videokonferenzen, Kollaborative Plattformen und digitale Whiteboards, asynchrone Kommunikationstools wie z. B. Slack oder Microsoft Teams, virtuelle Events, Social Intranets und Community-Plattformen oder Feedback- und Pulsbefragungen die Ansätze aus der Gamification-Forschung enthalten, sind für viele von uns schon fast nicht mehr neu. Wir haben in den vergangenen vier Jahren eine erstaunlich schnelle Anpassung vorgenommen. Viele dieser Tools haben insbesondere unter der Pandemie dafür gesorgt, dass das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter erhalten blieb, haben Transparenz, Interaktivität und eine Kultur des Miteinanders gefördert. Um sie auch weiterhin sinnvoll einzubinden ist es wichtig, die Tools gezielt einzusetzen, auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und Kunden einzugehen und die Nutzung kontinuierlich zu evaluieren und anzupassen. Dabei sollte der Fokus auf einer ausgewogenen Mischung aus formeller und informeller Kommunikation liegen, um sowohl die geschäftliche Zusammenarbeit als auch die sozialen Verbindungen zu stärken.

Wie können Unternehmen eine positive Kommunikationskultur aufbauen, die auch in neuen Arbeitswelten trägt?

Unternehmen sollten bei den Gestaltungsentscheidungen ihres Kommunikationsmanagements eine strategische und ganzheitliche Herangehensweise wählen. Ihre Kultur sollte auf Offenheit, Transparenz, Vertrauen und gegenseitigem Respekt basieren und sich den Anforderungen und Möglichkeiten moderner Arbeitsformen stellen. Indem klare Kommunikationsrichtlinien im Dialog mit den Beschäftigten etabliert und Erwartungen kommuniziert werden, legen wir Richtlinien fest, wie Kommunikation erfolgen soll, welche Tools genutzt werden und welche Verhaltensweisen erwünscht sind. Dazu gehören auch die Erwartungen an die Erreichbarkeit, Antwortzeiten und die Art der Kommunikation, d.h. ob sie z. B. schriftlich, mündlich, formell oder informell erfolgen sollte. Hieraus entstehen sichere Leitplanken und klare Handlungsspielräume, in denen eigenständige Entscheidung sich gut und sicher anfühlen.

Eine Kultur der Transparenz öffnet zudem den Blick auf anstehende Herausforderungen, prozessuale oder technische Hürden wie auch bestehende Unsicherheiten. Sie schafft gleichzeitig das notwendige Vertrauen für den respektvollen Austausch darüber und sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter informiert und eingebunden fühlen, was wiederum Grundlage für Partizipation und Mitgestaltung ist.

Welche Rolle spielen persönliche Begegnungen und Face-to-Face-Kommunikation in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt?

Führungskräfte spielen insbesondere in KMU eine zentrale Rolle in der Etablierung einer positiven Kommunikationskultur, insbesondere wenn sie ungefiltert transportiert wird, wie es im direkten Gespräch geschieht. Sie sollten hierbei als Vorbilder agieren und die gewünschte Kultur aktiv vorleben. Das muss aber gewollt sein. Sich hinter formaler Kommunikation zu verstecken, ist hingegen viel einfacher, benötigt keine Empathie, echtes Interesse oder spontane Lösungsvorschläge. Führungskräfte und Mitarbeiter sollten daher hinsichtlich ihrer Kommunikationsrollen geschult werden, sollten konstruktiv kommunizieren und auf die Bedürfnisse des Gegenübers eingehen können, um echte Beziehungen aufzubauen. Die Kommunikationskultur sollte auch prozessual unterstützt etabliert werden: Formale Kommunikation bergen hierbei die Gefahr der Kommunikationsüberflutung, bei der wichtige Informationen untergehen. Gleichfalls können Koordinations- und Abstimmungsprobleme entstehen, die bei den Mitarbeitern zu Streß und Überforderung führen. Regelmäßige Updates und offene Kanäle für Fragen und Feedback ermöglichen hingegen den zeitnahen Austausch und die direkte Kommunikation über Hierarchieebenen hinweg, so dass aufkommende Probleme rechtzeitig identifiziert und gemeinsam gelöst werden können.